Uzatvorenie zmluvy so sprostredkovateľom, čo nám hovorí nariadenie

Ako spoločnosť máte rad povinností, ktoré môžete vykonávať sám, prostredníctvom svojich zamestnancov, alebo touto činnosťou poveríte inú obchodnú spoločnosť, ktorá konkrétne činnosti vykonáva v rámci predmetu podnikania.

Ak ste Vy určili účel spracúvania osobných údajov a daný „zmluvný partner“ spracúva osobné údaje vo Vašom mene, Váš zmluvný partner je v pozícii sprostredkovateľa, pričom Vy ste prevádzkovateľom.

Prevádzkovateľ určí sprostredkovateľa, pričom mu navrhne konkrétne podmienky, ktoré neskôr tvoria náležitosti zmluvy o spracovaní osobných údajov sprostredkovateľom.

Príklady na účel, kedy vypracúvate sprostredkovateľské zmluvy:

Vedenie agendy mzdy a personalistiky

Vedenie Ekonomicko-účtovnej agendy

Poskytovanie služieb pracovnej zdravotnej služby

Poskytovanie služieb BOZP

Poskytovanie služieb požiarnej ochrany

Poskytovanie IT služieb

UZATVORTE ZMLUVY AKO SPROSTREDKOVATEĽ

Ako obchodná spoločnosť sa v rámci Vášho predmetu podnikania dostávate do pozície, že voči svojim zamestnancom a iným fyzickým osobám, ktorých osobné údaje spracúvate na dosiahnutie Vami stanovených účelov, vystupujete ako prevádzkovateľ, zatiaľ čo voči iným fyzickým osobám vystupujete ako sprostredkovateľ, pretože ich OÚ spracúvate v mene niekoho iného, nie vo vlastnom mene.

Tak, ako ste povinní uzatvoriť zmluvu so svojim sprostredkovateľom ako prevádzkovateľ, táto povinnosť platí i obrátene. V rámci komunikácie s Vašimi obchodnými partnermi môžete zvoliť prístup, že každému Vášmu klientovi – v tomto prípade prevádzkovateľovi – zašlete Váš návrh zmluvy o spracovaní osobných údajov sprostredkovateľom. Takýto postup je vhodný najmä vo Vašom záujme, aby ste obsah jednotlivých zmlúv a záväzkov poznali podrobne a mohli zabezpečiť korektné plnenie podmienok vyplývajúcich zo zmluvy.

Ako sprostredkovateľ musíte samozrejme plniť povinnosti, ktoré Vám vyplývajú z nariadenia GDPR ako aj zo zákona, no ako zmluvná strana zmluvy o spracovaní osobných údajov sprostredkovateľom sa na Vás vzťahujú i konkrétne povinnosti z konkrétnej zmluvy.

Ako sprostredkovateľ nemôžete  poveriť spracúvaním osobných údajov v mene prevádzkovateľa iný subjekt (ďalej aj ako „subdodávateľ“) bez súhlasu prevádzkovateľa, ktorý môže byť daný a) generálne, b) pre každého konkrétneho subdodávateľa zvlášť.

Generálny súhlas Vám môže byť udelený priamo v zmluve, v zmluve Vám môže udeliť prevádzkovateľ i súhlas pre konkrétnych subdodávateľov. Na udelenie súhlasu so zapojením ďalšieho sprostredkovateľa – subdodávateľa po uzatvorení zmluvy o spracovaní osobných údajov sprostredkovateľom.

V ďalšom článku sa budeme venovať kroku 7 – Záznamy o spracovateľských činnostiach sprostredkovateľa. Aké sú základné kroky nájdete v článku gdpr-v-praxi-kde-zacat.

 

 

Ochrana osobných údajov