Aké máme povinnosti voči zamestnancom, ak spracúvame ich osobné údaje?

Zamestnanci a GDPR

Zamestnanci sú dotknuté osoby vzhľadom vzťah založený na princípe nadriadenosti zamestnávateľa a podriadenosti zamestnanca, pričom za účelom plnenia povinností vyplývajúcich z pracovnoprávneho pomeru, alebo iného pracovnoprávneho vzťahu /Dohody o výkone práce mimo pracovného pomeru: Dohoda o vykonaní práce, Dohoda o pracovnej činnosti, Dohoda o brigádnickej práci študentov/ je potrebné spracúvať široký rozptyl osobných údajov.
U zamestnancov sa súhlas dotknutej osoby takmer vôbec nepoužíva, resp. iba v minimálnych prípadoch.

Voči už existujúcim zamestnancom máte v oblasti GDPR najmä tieto povinnosti :
Oboznámiť zamestnanca so zásadami spracúvania osobných údajov a jeho právami podľa čl. 13 nariadenia GDPR.
Oboznámiť zamestnanca so zavedením monitoringu.
Získať súhlas so spracovaním a zverejnením osobných údajov zamestnanca v rozsahu jeho fotografie.

Oboznámenie zamestnanca so zásadami spracúvania osobných údajov a jeho právami podľa čl. 13 nariadenia GDPR
Túto povinnosť voči zamestnancom môžeme zaradiť do kategórie informačných povinností. Zamestnanec svojim podpisom dokumentu neprejavuje súhlas s uvedeným obsahom, ale potvrdzuje vykonanie poučenia.
U existujúcich zamestnancov je postačujúce zaslať informácie na adresu firemného e-mailu, alebo ich ústne poučiť a dať podpísať prezenčnú listinu, alebo akýmkoľvek preukázateľným spôsobom ich náležite informovať. Vzhľadom na skutočnosť, že splnenie si povinnosti vyplývajúcej z článku 13 nariadenia je potrebné preukázať, v prípade, ak zvolíte elektronický spôsob oznámenia, takéto e-maily si prosím uchovajte.
Používame na to dva vzory pre naplnenie tejto povinnosti. Jednou je samostatný dokument s prezenčnou listinou pre už existujúcich zamestnancov, druhou je návrh doplnenia do pracovnej zmluvy, resp. niektorej z dohôd u nových zamestnancov.

Monitorovanie zamestnancov prostredníctvom: kamerového systému, GPS v autách, kontroly prichádzajúcej/odchádzajúcej e-mailovej pošty, IP adresy
Zamestnanca treba oboznámiť so všetkými skutočnosťami súvisiacimi s monitorovaním podľa Zákonníka práce, ako aj podľa GDPR (najmä čl. 13).
K naplneniu týchto povinností použijeme –1) s prezenčnú listinu alebo 2) dokument samostatne pre konkrétneho zamestnanca.

Súhlas zamestnanca na spracovanie jeho fotografie
Fotografia zamestnancov za účelom propagácie spoločnosti, ak zverejňujete tieto fotografie na Vašej oficiálnej webovej stránke, facebooku a inde. Je potrebné požiadať zamestnanca o súhlas, ktorý však musí byť dobrovoľný a nepodmienený. Nie ste oprávnený danú fotografiu, ako i iné osobné údaje dotknutých osôb použiť na iný účel než na ten, na ktorý ste v tomto konkrétnom prípade získali súhlas.

Uchádzači o zamestnanie
Vo vzťahu k uchádzačom o zamestnanie je potrebné rozlíšiť v akom rozsahu a za akým účelom spracúvate ich údaje. Zásadne platí, že od uchádzača nie je potrebné požadovať vyjadrenie súhlasu so spracovaním jeho osobných údajov uvedených v zaslanom životopise, vzhľadom na skutočnosť, že sa v rámci vyhláseného výberového konania prihlásil ako uchádzač o zamestnanie a spracovanie jeho osobných údajov je v rámci predzmluvných vzťahov nevyhnutné. Spracovanie osobných údajov v tomto prípade nie je založené na právnom základe – súhlase dotknutej osoby. Takéto údaje je však potrebné po naplnení účelu – t.j. po ukončení výberového konania – likvidovať.
Ak si však tieto údaje plánujete ponechať za účelom vedenia evidencie uchádzačov o zamestnanie z dôvodu možného využitia uvedených údajov v budúcnosti, je potrebné disponovať súhlasom dotknutej osoby, keďže takéto spracúvanie už nie je nevyhnutné v rámci predzmluvných vzťahov. To isté platí i pre prípad, že Vám fyzická osoba zašle životopis s osobnými údajmi /len tak/, bez toho, žeby ste v uvedenom čase mali vyhlásené výberové konanie. Takýto životopis, ktorého prílohou nie je súhlas dotknutej osoby so spracovaním osobných údajov za konkrétnym účelom, musíte likvidovať, alebo dodatočne žiadať udelenie súhlasu.

Ak vás zaujímajú ďalšie povinnosti súvisiace s GDPR firmy, prečítajte si ostatné články na našom blogu!

OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV